Sistem de workflow pentru managementul documentelor în rețea în
unitățile sanitare
Autori:
Prof.univ.dr. MARIA MOISE Universitatea AISTEDA Ion I.C. Brătianu,
Splaiul Unirii nr. 313, sector 3, București
e-mail: moise190649@x net.ro
|
Prof.univ.dr. BEDROS PETRU NAIANU, Universitatea Politehnica,
Splaiul Independenței nr. 313, sector 6,
București
|
Cuvinte cheie: sistem de workflow, model de workflow, acțiuni workflow, tehnologia informației și comunicațiilor.
Rezumat
Evolutia tehnologiei informatiei si a comunicatiilor (TIC) are un puternic impact asupra evolutiei sistemelor informatice. Astfel, daca in perioadele anterioare sistemele informatice erau proiectate pentru a sustine executia unor sarcini individuale, in prezent, aceste sisteme trebuie sa sustina cu abilitate procesele lucrative.
În acest context, sistemele informatice actuale trebuie sa gestioneze fluxul de lucrari din cadrul unei organizatii, in particular din unitățile sanitare. locala. In conditiile unei complexitati ridicate a proceselor dintr- un numar mare de unități sanitare, nevoia utilizarii unor produse software pentru aistarea gestionarii fluxurilor de prelucrare a devenit o necessitate.
Pentru gestiunea fluxului de prelucrare pot fi folosite diferite instrumente software ca: Lotus Notes, Microsoft Exchange, Changeengine etc. De multe ori acestea sunt denumite "sisteme de gestiune a fluxului de prelucrare", ceea ce este incorect pentru ca aceste produse software nu sprijina un proces al fluxului de prelucrare in sine, ci permit utilizatorilor doar sa colaboreze intre ei prin trimiterea de mesaje (e-mail) si partajarea informatiilor.
In ceea ce priveste stadiul actual privind sistemele de gestiune a fluxului de prelucrare, pe piata internationala de software exista sisteme care sprijina: fluxul de prelucrare de productie/administrativa, de exemplu, sistemele COSA, FLOWMARK, OPEN/WORKFLOW, STAFFWARE, VISUAL WORKFLOW etc; fluxul de prelucrare ad-hoc, de exemplu, software-ul ENSEMBLE; procese cooperative, de exemplu acestea pot fi sprijinite de instrumente de grup, cum ar fi LOTUS NOTES SI MICROSOFT EXCHANGE. Instrumentele LOTUS NOTES SI MICROSOFT EXCHANGE nu sprijina controlul logistic al proceselor fluxului de prelucrare, dar ele pot fi folosite ca nivel de comunicare care apartine unui sistem al fluxului de prelucrare.
Pentru identificarea caracteristicilor generale ale acestor instrumente si pentru gasirea si folosirea unei terminologii standard, precum si a unor arhitecturi standard, exista preocupari in domeniu atat in randurile distribuitorilor de astfel de produse software, cat si in randurile utilizatorilor de sisteme reale de gestiune a fluxurilor de prelucrare.
Lucrarea prezintă modelul conceptual al sistemului de workflow, folosind terminologia și arhitectura standard utilizată, pe baza căruia se elaborează, în present, software-ul aferent, care ar putea fi implementat în unitățile sanitare. urmează să fie implementat la Consiliul Județean Alba și Consiliul Municipal Orăștie.
1. Concepte de bază
Conceptul de gestiune a fluxului de prelucrare întâlnit sub denumirea sinonimă "office logisties "(logistica de birou) vizeazî domeniul care pune accent pe aspectele logistice ale proceselor lucrative. Scopul final a gestiunii fluxului de prelucrare este de a asigura certitudinea că activitățile corespunzătoare sunt executate de către persoana adecvată la momentul potrivit. Gestiunea fluxului de prelucrare se poate realiza în două moduri: manual și folosind un sistem workflow.
Pentru încurajarea interesului privind gestiunea fluxului de prelucrare și folosirea de standarde, de recomandări, de cele mai bune practici în domeniu s-a creat o organizație internațională, numită Workflow Management Coalition WKMC[1]. WKMC propune următoarea definiție pentru un sistem workflow (sistem de gestiune a fluxurilor de prelucrare):
"Un sistem de workflow este un sistem, care definește complet, gestionează și execută fluxuri de prelucrare prin execuția de aplicații software a căror ordine de execuție este dirijată de o reprezentare cu ajutorul calculatorului, utilizând logica fluxului de prelucrare.
Caracteristicile fluxului de prelucrare sunt următoarele:
· Fluxurile de prelucrare sunt bazate pe cazuri, adică fiecare element de lucru este executat pentru un caz specific; de exemplu o cerere de locuintă, o declarație de impozit, o solicitare de informații, efectuarea unei taxe, o comandă etc. Cazurile sunt generate, de obicei, de un client extern, dar este posibil ca acestea să fie generate și de un alt departament din cadrul aceleași organizații (client intern).
Scopul gestiunii fluxului de prelucrare constă în tratarea cazurilor cât se poate de eficient și util.
· Tratarea cazurilor similare cu ajutorul fluxurilor de prelucrare; cazurile sunt tratate prin execuția sarcinilor într-o anumită ordine de prelucrare.
Definirea unui proces[2] al fluxului de prelucrare trebuie să permită.
- specificarea sarcinilor ce trebuie executate;
- ordinea de execuție a sarcinilor.
· Identificarea condițiilor pentru specificarea ordinii de execuție a sarcinilor. Condițiile reprezintă dependențele cauzale dintre secvențele de lucru.
Condițiile pot să fie false sau adevărate, adică pot să fie îndeplinite sau nu.
Fiecare sarcină contine :
- preconditii, adica conditii care trebuie indeplinite inainte de executia sarcinii;
- postconditii, adica conditii care trebuie indeplinite dupa executia sarcinii.
· Exista cazuri care pot fi tratate urmand acceasi definitie a unui proces al fluxului de prelucrare. In aceasta situatie, aceeasi sarcina trebuie executata pentru mai multe cazuri. O sarcina care trebuie executata pentru un anumit caz se numeste element de lucru (de exemplu, "trimite formular de rambursare clientului" pentru cazul "reclamatie trimisa de clientul X").
· Cele mai multe elemente de lucru sunt executate de o resursa. O resursa poate fi:
- o masina, de exemplu un fax, e-mail, imprimanta etc;
- o persoana, de exemplu un participant, un lucrator, un angajat etc.
In prezent, in majoritatea birourilor din organizatii, in particular in administratia publica locala, resursele sunt de natura umana. Resursele pot fi repartizate unor elemente specifice de lucru. Pentru o utilizare eficienta a resurselor acestea sunt grupate in clase. O clasa de resurse este un grup de resurse cu caracteristici asemanatoare. Intr-o clasa pot exista mai multe resurse, iar o resursa poate fi membra la mai multe clase de resurse. Clasele de resurse pot fi clasificate astfel:
- clasa de resurse de tip rol: clasa se bazeaza pe posibilitatile membriilor sai;
- clasa de resurse de tip unitate organizationala: clasa de resurse se considera ca baza de clasificare in structura organizationala, de exemplu echipa, departamentul etc.
· Un element de lucru executat de o anumita resursa este denumit activitate.
In concluzie, in cadrul imaginii fluxului de prelucrare putem distinge:
- cazuri;
- elemente de lucru
- conexiuni dintre cazuri, elemente de lucru, activitati; conexiunile se refera la:
- elementele de lucru care leaga cazurile de sarcini;
- activitatile care leaga cazrile sarcinile si resursele.
Se poate considera ca un flux de prelucrare are trei dimensiuni:
a) Dimensiunea caz semnifica faptul ca toate cazurile sunt tratate unidimensional. Din punct de vedere al fluxului de prelucrare cazurile nu se influenteaza direct unele pe altele. In mod evident, ele se influenteaza unele pe altele indirect prin partajarea de date si resurse.
b) Dimensiunea proces, in care se specifica un proces al fluxului de prelucrare, adica sarcini si mecanisme de dirijare a acestor sarcini.
c) Dimensiunea resursa, in care resursele sunt grupate in roluri si unitati organizationale
In conformitate cu abordare tridimensionala prezentata mai sus, un flux de prelucrare poate fi reprezentat sub forma unei multimi de puncte din spatiu. Fiecare punct reprezinta, fie un element de lucru (caz + sarcina), sau o activitate (caz + sarcina + resursa).
Prin gestiunea fluxului de prelucrare se realizeaza legatura dintre cazuri, sarcini si organizatie.
Referitor la primele doua dimensiuni, o problema inportanta o reprezinta dirijarea cazurilor. Prin definirea unui proces de prelucrare se specifica modul in care cazurile avanseaza prin sarcinile care trebuie executate.
Pentru dirijarea cazurilor pot fi folosite patru structuri de dirijare:
i) Dirijarea secventiala, in care executia unei sarcini trebuie sa fie urmata de executia sarcinii urmatoare. Acest tip de structura de dirijare este prezentat in fig. nr. 1.1.
Fig. 1.1. Dirijare secventiala
Asa cum se vede in fig. nr. 1.1 sarcina B este executata dupa terminarea sarcinii A si inainte de inceperea sarcinii C.
ii) Dirijare in paralel, in care anumite sarcini sunt executate in paralel ceea ce inseamna ca acestea pot fi executate in acelasi timp sau in ordine aleatoare. Dirijarea in paralel este ilustrata in fig. nr. 1.2. Pentru modelarea structurii de dirijare in paralel se definesc doua blocuri constructoare:
- blocul AND - split ilustrat in fig. nr. 1.2, care permite executia sarcinilor B si C dupa terminarea sarcinii A;
- blocul AND - join, care sincronizeaza cele doua fluxuri paralele; daca ne referim la fig. nr. 1.2 aceasta inseamna ca inceperea sarcini D se face dupa terminarea sarciniilor B si C.
Fig. nr. 1.2. Dirijarea in paralel
iii) Dirijarea conditionata ilustrata in fig. nr. 1.3, în care se executa fie sarcina B, fie sarcina C, utilizand operatorul OR exclusiv. Pentru modelarea alegerii dintre una sau mai multe secvente se folosesc doua blocuri constructoare
- blocul OR split; in fig. nr. 1.3 blocul OR split permite ca, dupa executia sarcinii A, sa se faca o alegere intre sarciniile B si C;
- blocul OR join, reprezentat in fig. nr. 1.3 permite inceperea sarcinii D dupa terminarea sarcinii B sau a sarcinii C.
Fig. nr. 1.3. Dirijarea conditionata
iv) Dirijarea iterativa, care implica executia unei sarcini de mai multe ori.
Fig. nr. 1.4. Dirijarea iterativa
In conformitate cu fig. nr. 1.4, sarcina C este executata de doua sau mai multe ori.
Este necesar sa subliniem faptul ca orice proces iterativ este un proces al unui flux de prelucrari
Un proces al fluxulu de prelucrare este caracterizat prin [Aalst and all, 2000]:
- un proces al fluxului de prelucrare este dirijat prin cazuri;
- procesul in sine este considerat esential;
- procesul poate fi definit intr-o maniera implicita.
In ceea ce priveste spectrul proceselor lucrative bazate pe cazuri cuprinde:
š Flux de prelucrare de productie, care vizeaza, aproape invariabil, procese puternic structurate. Acest flux de prelucrare trebuie sa serveasca mai multe cazuri pe zi. Un exemplu tipic il constituie prelucrarea solicitarilor privind plata taxelor si impozitelor.
š Flux de prelucrare administrativa, care vizeaza procesele dirijate de cazuri, care urmeaza o procedura bine definita. Este posibila dirijarea alternativa a unui caz, dar aceasta trebuie bine definita.
š Flux de prelucrare ad-hoc, care este asociat unui proces in care procedura nu este definita (complet) in avans. In raport cu un caz trebuie definita o procedura sau trebuie modificata procedura existenta.