Sistem de workflow  pentru managementul documentelor în rețea în


unitățile sanitare


 


Autori:








Prof.univ.dr. MARIA MOISE             Universitatea AISTEDA Ion I.C. Brătianu,


Splaiul Unirii nr. 313, sector 3, București


e-mail: moise190649@x net.ro


 







Prof.univ.dr. BEDROS PETRU NAIANU, Universitatea Politehnica,


Splaiul Independenței nr. 313, sector 6,


București


 

 


 


 


 


 



 


Cuvinte cheie: sistem de workflow, model de workflow, acțiuni workflow, tehnologia informației și comunicațiilor.


 


Rezumat


Evolutia tehnologiei informatiei si a comunicatiilor (TIC) are un puternic impact asupra evolutiei sistemelor informatice. Astfel, daca in perioadele anterioare sistemele informatice erau proiectate pentru a sustine executia unor sarcini individuale, in prezent, aceste sisteme trebuie sa sustina cu abilitate procesele lucrative.


În acest context, sistemele informatice actuale trebuie  sa gestioneze fluxul de lucrari din cadrul unei organizatii, in particular din unitățile sanitare. locala. In  conditiile  unei complexitati  ridicate a proceselor  dintr- un numar mare  de unități sanitare, nevoia utilizarii unor produse software  pentru  aistarea  gestionarii  fluxurilor  de prelucrare a devenit  o necessitate.


Pentru gestiunea fluxului de prelucrare  pot fi folosite diferite instrumente  software  ca: Lotus Notes, Microsoft Exchange, Changeengine etc. De multe ori acestea sunt denumite  "sisteme de gestiune  a fluxului de prelucrare",  ceea ce este incorect  pentru ca aceste produse software nu sprijina  un proces al fluxului  de prelucrare in  sine, ci permit  utilizatorilor  doar sa  colaboreze  intre ei  prin trimiterea de mesaje (e-mail) si partajarea informatiilor.


In ceea ce  priveste stadiul actual  privind sistemele de gestiune  a fluxului  de prelucrare,  pe piata  internationala de software  exista  sisteme care sprijina: fluxul de prelucrare de productie/administrativa, de exemplu, sistemele COSA, FLOWMARK, OPEN/WORKFLOW, STAFFWARE, VISUAL WORKFLOW  etc; fluxul de prelucrare ad-hoc, de exemplu,  software-ul ENSEMBLE; procese cooperative, de exemplu acestea pot fi sprijinite de instrumente de grup, cum ar fi LOTUS NOTES SI MICROSOFT EXCHANGE. Instrumentele LOTUS NOTES SI MICROSOFT EXCHANGE nu sprijina controlul logistic al proceselor fluxului de prelucrare, dar ele pot fi folosite ca nivel de comunicare care apartine unui sistem al fluxului de prelucrare.


Pentru identificarea caracteristicilor generale ale acestor instrumente si pentru gasirea si folosirea unei terminologii standard, precum si a unor arhitecturi standard, exista preocupari in domeniu atat in randurile distribuitorilor de astfel de produse software, cat si in randurile utilizatorilor de sisteme reale de gestiune a fluxurilor de prelucrare.


Lucrarea prezintă modelul conceptual al sistemului de workflow, folosind terminologia și arhitectura standard utilizată, pe baza căruia se elaborează, în present, software-ul aferent, care ar putea fi implementat în unitățile sanitare. urmează să fie implementat la Consiliul Județean Alba și Consiliul Municipal Orăștie.


 


1.     Concepte de bază


 


Conceptul de gestiune a fluxului  de prelucrare  întâlnit  sub denumirea sinonimă  "office logisties "(logistica de birou) vizeazî domeniul care  pune accent  pe  aspectele logistice  ale proceselor lucrative. Scopul final a gestiunii  fluxului de prelucrare  este de a asigura  certitudinea  că activitățile  corespunzătoare sunt executate de către persoana  adecvată  la momentul potrivit. Gestiunea fluxului de prelucrare se poate  realiza în două moduri: manual și folosind  un sistem workflow.


Pentru încurajarea  interesului  privind gestiunea   fluxului de prelucrare  și folosirea de  standarde, de recomandări,  de cele  mai bune practici în domeniu   s-a creat o organizație  internațională, numită  “Workflow Management Coalition – WKMC”[1]. WKMC propune  următoarea definiție  pentru un   sistem workflow (sistem de gestiune  a fluxurilor de prelucrare):


"Un  sistem de workflow este un sistem, care definește  complet, gestionează  și execută fluxuri de prelucrare prin execuția de aplicații  software a căror ordine de execuție  este  dirijată  de o reprezentare  cu ajutorul calculatorului,  utilizând logica fluxului de prelucrare”.


Caracteristicile fluxului  de prelucrare sunt următoarele:


·        Fluxurile de prelucrare sunt bazate pe cazuri, adică fiecare element  de lucru este  executat pentru un caz specific; de exemplu o cerere de locuintă, o declarație de impozit, o solicitare  de informații, efectuarea unei taxe, o comandă  etc. Cazurile  sunt generate, de obicei,  de un client extern,  dar este posibil  ca acestea să fie generate  și de un alt departament  din cadrul aceleași organizații (client intern).


Scopul  gestiunii fluxului de prelucrare   constă în tratarea cazurilor cât se poate de eficient și util.


·        Tratarea  cazurilor similare cu ajutorul fluxurilor de prelucrare; cazurile sunt tratate prin execuția sarcinilor  într-o anumită ordine de prelucrare.


Definirea unui proces[2] al fluxului de prelucrare  trebuie să permită.


-         specificarea sarcinilor ce trebuie  executate;


-         ordinea de execuție a sarcinilor.


·        Identificarea condițiilor pentru  specificarea  ordinii de execuție   a sarcinilor. Condițiile reprezintă   dependențele cauzale   dintre secvențele de lucru.


      Condițiile pot să fie false sau  adevărate, adică pot să fie îndeplinite sau  nu.


      Fiecare sarcină contine :


-         preconditii, adica  conditii care trebuie  indeplinite  inainte de executia sarcinii;


-         postconditii,  adica conditii  care trebuie indeplinite  dupa executia  sarcinii.


·        Exista  cazuri care pot fi tratate  urmand acceasi definitie  a unui proces al fluxului  de prelucrare. In aceasta situatie,  aceeasi sarcina  trebuie executata pentru mai multe cazuri. O sarcina  care trebuie executata pentru un anumit caz  se numeste element de lucru (de exemplu,    "trimite  formular de rambursare  clientului" pentru cazul  "reclamatie trimisa de clientul  X").


·        Cele mai multe elemente de lucru  sunt executate de o resursa. O resursa poate fi:


            -    o masina, de exemplu un  fax, e-mail, imprimanta etc;


-         o persoana, de exemplu un participant, un lucrator, un angajat etc.


 


In prezent, in majoritatea birourilor din organizatii, in particular  in administratia publica  locala,  resursele sunt de natura  umana. Resursele  pot fi  repartizate  unor elemente specifice de lucru. Pentru o utilizare eficienta a resurselor  acestea sunt grupate in clase. O clasa   de resurse este  un grup de resurse  cu caracteristici asemanatoare. Intr-o clasa  pot exista  mai multe resurse, iar o resursa poate fi membra la mai multe clase de resurse. Clasele de resurse pot fi clasificate astfel:


-         clasa de resurse de tip rol: clasa se bazeaza  pe posibilitatile  membriilor sai;


-         clasa de resurse de tip  unitate organizationala: clasa de resurse se considera  ca baza de clasificare   in structura  organizationala, de exemplu echipa, departamentul etc.


·        Un element de lucru  executat de  o anumita resursa  este denumit activitate.


 


In concluzie,  in cadrul  imaginii fluxului  de prelucrare  putem distinge:


-         cazuri;


-         elemente de lucru


-         conexiuni dintre cazuri, elemente de lucru, activitati; conexiunile se refera la:


-         elementele de lucru care leaga cazurile  de sarcini;


-         activitatile  care leaga cazrile  sarcinile si resursele.


 


Se poate considera ca un flux de prelucrare  are trei dimensiuni:


a) Dimensiunea caz semnifica faptul ca  toate cazurile sunt tratate  unidimensional. Din punct de vedere  al fluxului de prelucrare   cazurile nu se influenteaza  direct unele pe altele. In mod evident, ele se influenteaza unele pe altele  indirect prin partajarea de date  si resurse.


b) Dimensiunea proces,  in care se specifica  un proces  al fluxului  de prelucrare, adica  sarcini si mecanisme  de dirijare a acestor sarcini.


c) Dimensiunea resursa,  in care resursele sunt grupate  in roluri  si unitati organizationale


In  conformitate  cu  abordare tridimensionala  prezentata mai sus,  un flux de prelucrare poate fi   reprezentat sub forma unei multimi  de puncte din spatiu. Fiecare punct  reprezinta, fie un element de lucru (caz + sarcina), sau o activitate (caz + sarcina + resursa).


Prin gestiunea  fluxului de prelucrare   se realizeaza legatura  dintre cazuri, sarcini si organizatie.


Referitor la primele doua dimensiuni, o problema  inportanta  o reprezinta  dirijarea  cazurilor. Prin definirea unui proces de prelucrare se specifica modul in care cazurile  avanseaza  prin sarcinile care trebuie executate.


Pentru dirijarea   cazurilor  pot fi folosite patru   structuri de dirijare:


i) Dirijarea secventiala, in care executia unei sarcini  trebuie sa fie urmata  de  executia sarcinii urmatoare. Acest tip de structura   de dirijare este prezentat in fig. nr. 1.1.


 








 


A







B







C


 

 


 


 


 



 


Fig. 1.1.  Dirijare secventiala


 


Asa cum se vede  in fig. nr. 1.1 sarcina B  este executata  dupa terminarea sarcinii A  si inainte de inceperea sarcinii C.


 


ii) Dirijare in paralel, in care anumite sarcini sunt executate in paralel  ceea ce inseamna  ca acestea pot fi executate in acelasi timp sau in ordine aleatoare. Dirijarea in paralel  este ilustrata  in fig. nr. 1.2. Pentru modelarea  structurii de dirijare in paralel   se definesc doua blocuri constructoare:


-         blocul AND - split ilustrat in fig. nr. 1.2, care permite  executia sarcinilor  B si C dupa terminarea sarcinii A;


-         blocul AND - join, care sincronizeaza  cele doua fluxuri paralele; daca ne referim la fig. nr.  1.2  aceasta inseamna   ca inceperea sarcini D  se face dupa terminarea sarciniilor B si C.








 


 


A







B


 







 


C







 


 


D

 


 


 


 


 


 


 


 


 


 



 


Fig. nr. 1.2. Dirijarea in paralel


 


iii) Dirijarea  conditionata  ilustrata in fig. nr.  1.3,  în care se executa  fie sarcina B,  fie sarcina C,  utilizand operatorul  OR  exclusiv. Pentru modelarea  alegerii  dintre una  sau mai multe secvente  se folosesc doua  blocuri constructoare


-         blocul OR – split;  in fig. nr. 1.3  blocul OR – split  permite  ca, dupa executia sarcinii A,  sa se faca o alegere  intre sarciniile  B si C;


-         blocul OR – join,  reprezentat in fig. nr.  1.3   permite inceperea sarcinii  D dupa terminarea sarcinii B  sau a sarcinii C.


 








 


A







C







 


D

 


 


 


 


 


 



 


Fig. nr. 1.3. Dirijarea  conditionata


 


 


iv) Dirijarea iterativa, care implica executia unei sarcini de mai multe ori.


 








 


A







B






 


C







 


D

 


 


 


 


 


 



 


Fig. nr. 1.4. Dirijarea iterativa


 


In conformitate  cu fig. nr.  1.4,  sarcina C   este executata de doua sau mai multe ori.


 


Este necesar  sa subliniem  faptul ca  orice proces iterativ este un proces al unui  flux de prelucrari


Un proces  al fluxulu de prelucrare  este caracterizat prin [Aalst and all, 2000]:


-         un proces  al fluxului de prelucrare este dirijat prin cazuri;


-         procesul in sine  este considerat  esential;


-    procesul poate fi definit  intr-o maniera implicita.


 


In ceea ce priveste spectrul  proceselor lucrative  bazate pe cazuri cuprinde:


š Flux de prelucrare de productie, care vizeaza, aproape  invariabil, procese puternic structurate. Acest flux de prelucrare  trebuie sa serveasca  mai multe cazuri pe zi. Un exemplu tipic  il constituie prelucrarea  solicitarilor privind  plata taxelor si impozitelor.


š Flux de prelucrare administrativa, care vizeaza  procesele dirijate de cazuri, care urmeaza o procedura bine definita. Este posibila dirijarea alternativa a unui caz, dar aceasta trebuie bine definita.


š Flux de prelucrare ad-hoc, care este asociat unui proces  in care procedura nu este definita  (complet) in avans. In raport cu un caz   trebuie definita  o procedura  sau trebuie modificata  procedura existenta.


 


Maria Moise Bedros Naianu



BACK
 

COMENTEAZĂ
| MEMBRI DE ONOARE | SPONSORI | SUMAR | PRIMA PAGINA | PUBLICITATE |  
| CAUTA | CONTACT| COPYRIGHT | REDACTIA | ARHIVA | LINKURI | WEB-CAM |
Nr. Pilot
  *** VA INVITAM: ATELIER LITERAR **** *** *** VA INVITAM: ATELIER LITERAR **** *** *** VA INVITAM: ATELIER LITERAR **** *** *** VA INVITAM: ATELIER LITERAR **** *** *** VA INVITAM: ATELIER LITERAR **** *** *** VA INVITAM: ATELIER LITERAR **** *** *** VA INVITAM: ATELIER LITERAR **** *** *** VA INVITAM: ATELIER LITERAR **** *** *** VA INVITAM: ATELIER LITERAR **** *** *** VA INVITAM: ATELIER LITERAR **** *** *** VA INVITAM: ATELIER LITERAR **** *** *** VA INVITAM: ATELIER LITERAR **** *** *** VA INVITAM: ATELIER LITERAR ****